Voorbereiding functioneringsgesprekken

Wil een functioneringsgesprek zinvol zijn, dan is het belangrijk om het gesprek tussen werkgever en werknemer goed voor te bereiden. Maar waar te beginnen? Corry Verhoeven van ABAB Salaris- en Personeelsdiensten ondersteunt klanten bij de functioneringsgesprekken, of ontwikkelgesprekken zoals zij het noemt. Zij werkt daarbij volgens een vast protocol.

Formulier
Werkgever en werknemer bereiden zich voor aan de hand van een formulier met belangrijke aandachtspunten. Zij vullen dit in, maar wisselen het voorafgaand aan het gesprek niet uit. Het formulier dient tijdens het gesprek puur als leidraad voor henzelf.

Evaluatie en ontwikkeling competenties
Basis van het formulier is een lijst met competenties (vaardigheden) waaraan zowel de werkgever als de werknemer zichzelf toetsen. Voorbeelden van competenties zijn: coachen, creativiteit, teamgeest en samenwerking, loyaliteit, flexibiliteit en doorzettingsvermogen & inzet. Voor iedere competentie zijn vier niveaus omschreven.
Het gewenste niveau wordt benoemd en zowel de werkgever als de werknemer geven van te voren aan op welk niveau zij zelf vinden dat ze scoren op deze competentie. Van zichzelf en van de ander. Deze score is de basis voor het gesprek. De gewenste competenties zijn ambitieus opgesteld, gericht op de toekomst. Dus het gesprek gaat er vervolgens ook over hoe je de gestelde competenties kunt bereiken, wanneer dit nog niet het geval is.

Arbeidsomstandigheden, ambitie & scholing, begeleiding en bijzonderheden
Dit is een onderdeel wat de werknemer invult. Op al deze onderdelen geeft de werknemer aan of het onvoldoende, matig, voldoende of goed is. Waar nodig wordt deze score toegelicht. Ook wordt aangegeven waar wensen, behoeftes en ambities liggen.

Eerdere afspraken, nieuwe afspraken, bijzonderheden en vervolg
Hier geven werkgever en werknemer voorafgaand aan het gesprek aan hoe zij vinden dat er uitvoer is gegeven aan eerdere afspraken, bijvoorbeeld uit een eerder functioneringsoverleg. Na afloop van het functioneringsgesprek worden hier ook de vervolgafspraken genoteerd met een tijdsplan en wordt al direct vastgelegd wanneer de datum van de vervolgafspraak is.

Ondertekening
Het formulier ter voorbereiding kan zo ook goed dienen als verslag van het gesprek. Beide partijen ondertekenen dan ook na afloop voor akkoord van het verslag.

Lees meer:

• Aandachtpunten inhuren ZZP'er
• Kopje onder door personeelstekort
• Samen aan tafel | Magazine 11
• Techniek als voorbeeld voor de varkenshouderij | Magazine 11